Arla Foods mødes på skærmen

Med 15.000 ansatte fordelt på 10 lande har Arla Foods hidtil haft store rejseudgifter. Derfor har fødevarekoncernen nu taget konsekvensen og installeret 37 internationale møderum med nyt udstyr til videokonference. Lars Aagaard, direktør for Arla Foods’ danske marked, har brugt det som en anledning til at ændre sin mødekultur radikalt og samtidig statuere et eksempel for sin organisation.

- Jeg har selv omlagt 50 pct. af mine møder til video- og telefonmøder. Hver gang vi har et møde ud af huset, skal vi fremover lige overveje en ekstra gang, om det er nødvendigt at mødes fysisk, eller om vi kan klare mødet på anden vis. Kan vi eksempelvis droppe en flyrejse og mødes til et videomøde i stedet, sparer vi jo både penge og CO2. Desuden er det mere effektivt, fordi man heller ikke bruger tid på at rejse, siger Lars Aagaard.

Fordel at outsource

Solutors A/S, tidligere Dansk Data Display, står for al service og drift på Arla Foods nye virtuelle møderum. Senior Category Manager Erik Qvist fra Arla Foods mener, at outsourcing af den tekniske platform en god mulighed for at bruge videokonference til optimal udnyttelse af ressourcerne samt understøtte intern og ekstern kommunikation.

- Fordelene ved øget brug af videokonferencer er, at det giver mulighed for at mødes hyppigere, og det sikrer et mere effektivt mødetidsforbrug og understøtter globaliseringen, siger Erik Qvist.

Leverandøren overvåger brugen

Med Arla Foods’ nye løsning kan Solutors fra centralt hold betjene og fejlfinde på Arlas mødelokaler, og samtidig logges alle sessioner i de enkelte møderum, så Arla Foods kan følge med i, hvor meget videokonference udnyttes.

- Det er en kendsgerning, at hvis ikke lokalerne er opdaterede, og teknikken altid virker, så bliver de ikke brugt nok. Nu hvor vi har konstant adgang til specialister via Solutors’ serviceorganisation, sikrer vi, at videomødelokalerne altid er ‘up to date’, siger Erik Qvist.

Det nye ‘Video as a service’-koncept fra Solutors betyder, at investeringen i videokonference-udstyr bliver en løbende driftsomkostning og ikke en del af anlægsbudgettet. Fordelen er, at man både får besparelsen i sine omkostninger via videokonference samt udgiften som en del af driftsbudgettet.

Oplagt for virksomheder og kommuner

Administrerende direktør Brian Würtz hos Solutors forventer, at denne type løsning kan sætte endnu mere fart på markedet for videokonference.

- Både store og små virksomheder outsourcer i øjeblikket IT-afdelingerne samtidig med, at videokonference er blevet dagligdag hos virksomhederne. Med dette nye koncept, forventer vi, at langt flere virksomheder og kommuner kommer med på bølgen, siger Brian Würtz.